Апостиль та підтвердження документів у Онтаріо

Що таке апостиль?

Апостиль — це спеціальне засвідчення офіційного документа для подання в іншій країні, яка є учасницею Гаазької конвенції. Він підтверджує справжність підпису та печатки або штампа на документі, але не засвідчує його зміст і не гарантує, що конкретна установа його прийме.

Для Канади Конвенція набула чинності 11 січня 2024 року. Потрібна процедура залежить від країни призначення та типу документа. Уточніть вимоги в установі, куди подаватимете документ.

Нотаріальне засвідчення, автентифікація та апостиль — це різні етапи

Нотаріальне засвідчення: нотаріус, якщо це потрібно, засвідчує підпис, приймає присягу або посвідчує копію документа.
Автентифікація: уповноважений державний орган перевіряє підпис і печатку нотаріуса або установи, яка видала документ.
Апостиль: підтвердження для документа, призначеного для країни — учасниці Конвенції.

Не кожен документ потрібно спочатку засвідчувати в нотаріуса. Деякі офіційні документи з Онтаріо можна подати на перевірку безпосередньо. Перед записом перевірте актуальні офіційні вимоги саме до вашого документа.

Що робити перед поданням документа

Уточніть вимоги установи, куди подаватимете документ. Дізнайтеся, чи приймають там цей документ, у якому форматі його потрібно подати та чи потрібні переклад або подальша легалізація.
Знайдіть уповноважений орган. Він залежить від типу документа та від того, де його видали або засвідчили в нотаріуса. Для документів з Онтаріо перевірте інструкції Official Documents Services (ODS) та офіційний портал. Для федеральних документів і документів з інших провінцій порядок може бути іншим.
З'ясуйте, чи потрібне нотаріальне засвідчення. В офіційному порталі можна перевірити, чи документ можна подати безпосередньо або його спершу потрібно засвідчити в нотаріуса. Не замовляйте нотаріальну послугу, якщо цього не вимагають установа або офіційні інструкції.
Дотримуйтеся інструкцій ODS. Для автентифікації в ODS потрібен паперовий примірник документа. Перед надсиланням перевірте в офіційному порталі актуальні вимоги до документа, спосіб подання заявки та оплату.
Зважайте на строки. Перевіряйте поточний час обробки та правила доставки безпосередньо в уповноваженому органі — вони можуть змінюватися.

Офіційні джерела

Поширені запитання

Чи потрібен апостиль для кожного документа з Онтаріо?

Ні. Вимоги залежать від документа, країни призначення та установи, куди його подають. Для одних документів додаткове засвідчення не потрібне, інші спершу треба засвідчити в нотаріуса, а деякі можна подати безпосередньо.

Чи може нотаріус видати апостиль?

Ні. Нотаріус може виконати потрібне нотаріальне засвідчення, але апостиль видає уповноважений державний орган.

Чи гарантує апостиль прийняття документа?

Ні. Апостиль засвідчує підпис і печатку або штамп, але рішення про прийняття документа ухвалює установа, куди ви його подаєте. Заздалегідь уточніть її вимоги.

Якщо документ спершу потрібно засвідчити в нотаріуса

Перед записом перевірте вимоги установи, куди подаватимете документ, і з'ясуйте, чи потрібне нотаріальне засвідчення. Щоб записатися до нотаріуса в Онтаріо, надішліть коротку заявку та вкажіть тип документа і країну призначення. Не надсилайте конфіденційні документи, доки не отримаєте інструкції щодо безпечного передавання.

Цей матеріал має загальний інформаційний характер і не є юридичною консультацією. Офіційні вимоги можуть змінюватися, тож перевірте актуальні правила в установі, куди подаватимете документ, та в уповноваженому органі.